Thông tin sản phẩm
Lý lịch
Fathom Travel, một công ty con của Carnival Corporation, các hãng tàu du lịch chơ 704 vị khách trên các chuyến tàu của họ, Adonia, từ Miami đến cả Cuba và Cộng hòa Dominican. Đây là tuyến hành trình đầu tiên mở ra du lịch đến Cuba kể từ khi lệnh cấm vận du lịch được dỡ bỏ vào năm 2016. Vì điều này, Fathom phải đối mặt với một thách thức duy nhất là cung cấp các bản khai du lịch cho tất cả các khách hàng của họ đến Cuba. Những bản khai này đóng vai trò là nguồn chứng minh tài liệu về Du lịch vận tải văn hóa cho Văn phòng kiểm soát tài sản nước ngoài trong Bộ Tài chính.
Thách thức
Trước khi đi du lịch với Fathom, tất cả khách hàng được yêu cầu điền vào một bản khai du lịch. Bản khai này đóng vai trò như một bản ghi chép về những ngày đã đi, những địa điểm mà khách hàng dự định ghé thăm và khách hàng đã nêu lý do cho việc đi lại giữa Hoa Kỳ và Cuba. Tất cả thông tin về bản khai du lịch được gửi tới Fathom dưới dạng Adobe PDF. Các tệp PDF này, được tạo bởi dịch vụ của bên thứ ba, sau đó được lưu trữ trong các thư mục được sắp xếp theo ngày gửi. Lưu trữ thông tin ở định dạng này là vô ích đối với các thành viên phi hành đoàn, những người cần có khả năng xác định nhanh chóng rằng du khách nào cần hoàn thành một bản khai trước khi lên tàu.
Do đó, Fathom đã quyết định rằng việc tổ chức dữ liệu từ các bản khai sẽ hữu ích nhất trong bảng tính Excel. Josh Cogar, Giám đốc Hệ thống và Công nghệ, được giao nhiệm vụ trích xuất thủ công dữ liệu này từ các báo cáo PDF và nhập lại thông tin vào Excel cho các thành viên phi hành đoàn.
Trung bình, Cogar nhận được khoảng 500 bản khai trên cơ sở hai tuần một lần. Để hoàn tất quá trình chuyển đổi dữ liệu, anh ấy đã mở từng tệp riêng lẻ, sau đó sao chép và dán tất cả thông tin vào Excel. Ngoài ra, anh ta phải đảm bảo rằng thông tin được tải vào bảng tính tương quan với hành trình chính xác. Quá trình này khiến anh mất từ 10-12 giờ và yêu cầu anh phải tăng gấp đôi số ngày làm việc của mình để luôn giữ vị trí đầu tiên. Đây chính là khi anh quyết định tìm kiếm các công cụ để giúp hợp lý hóa quy trình này.
Giải pháp
Cogar bắt đầu sử dụng Monarch Complete để giúp tự động hóa phần lớn các bản khai về các quy trình du lịch của mình. Với sự giúp đỡ của Datawatch, Cogar đã phát triển hai mô hình Monarch được thiết kế cho hai phiên bản khác nhau của bản khai. Những mô hình này tự động trích xuất thông tin du lịch quan trọng mà Fathom cần nắm bắt từ các bản khai. Sau khi thông tin được trích xuất, Cogar sử dụng các khả năng ràng buộc của Monarch để hợp nhất tất cả các bản khai vào một bảng tính và sau đó tận dụng tính năng khử bản sao để nhanh chóng xác định và xóa bất kỳ mục trùng lặp nào.
Những lợi ích
Monarch đã cải thiện đáng kể các quy trình hoạt động cần thiết cho Fathom để giải quyết thành công nhu cầu du lịch của họ. Cogar giải thích “Bằng cách sử dụng Mô hình Monarch dựng sẵn, việc trích xuất báo cáo trước đây mất 10-12 giờ có thể được hoàn thành chỉ trong 3 giờ. Thời gian tôi tiết kiệm được bằng cách sử dụng giải pháp Monarch cho phép tôi chuyển trọng tâm sang các ưu tiên khác mà trước đây tôi không thể để dành thời gian cho nó cả”
